導入事例
業種別にProxyVoxが実現した電話対応業務の改善事例をご紹介
導入事例
医療・クリニック
3 CASES
よくある問い合わせ・予約対応
地域の内科クリニック（1日平均来院者数30〜40名）。医療事務スタッフ1〜2名で受付・会計・電話を兼務。
課題
診察中・処置補助中でも電話が鳴り続け、医療事務スタッフ1名がほぼ丸一日電話対応に追われていた。特に月曜・祝日明けは件数が急増し、窓口業務が滞る状態だった。
改善内容
IVRで「予約」「診療時間・場所の確認」「その他」に自動振り分け。予約電話はSMSでWeb予約ページへ誘導し、定型問い合わせはガイダンスで自動回答。
効果
有人対応が必要な電話が9割減少。スタッフが窓口業務・処置補助に専念できる時間が大幅に増加し、患者対応の質が向上した。
診療時間内の予約電話
小児科クリニック（2回線）。診療時間中は常に1回線が電話対応で占有されている状態。
課題
2回線のうち1回線が常に鳴り続け、受付1名が電話対応に拘束された状態。診察補助・会計・窓口業務が後回しになり、待ち時間の増加につながっていた。
改善内容
予約専用のIVRを設置し、全予約電話をWeb予約ページへ誘導。用件とコールバック先をテキストで記録し、院内スタッフへメールで共有する仕組みを構築。
効果
予約電話への有人対応がゼロに。受付スタッフが窓口・会計・診察補助に集中できる環境が整い、患者の待ち時間も短縮された。
代表電話・定型問い合わせ
整形外科クリニック（4回線）。リハビリ部門を併設し、1日100件超の受電で全回線が常時埋まる状態。
課題
診療時間・場所・駐車場案内・リハビリ予約方法など定型問い合わせが受電の大半を占め、4回線が常時満杯。スタッフが対応に追われ本来業務に集中できていなかった。
改善内容
IVRで「初診・再診の案内」「リハビリ予約」「その他のお問い合わせ」に振り分け。定型QAをガイダンスで自動回答し、有人対応が必要な場合のみスタッフへ転送。
効果
有人対応件数が70%削減。残った重要な問い合わせにスタッフが丁寧に対応できるようになり、患者からの「電話がつながりやすくなった」という声が増加。
宿泊施設
6 CASES
フロント電話対応
観光地のビジネスホテル（客室数50室）。フロントスタッフ1〜2名で運営しており、ワンオペ時間帯が多い。
課題
ワンオペ時間帯にチェックイン対応中でも電話が鳴り続け、来客対応が何度も中断。電話に出られないことによる機会損失と顧客満足度の低下が課題だった。
改善内容
完全自動応答＋SMSでFAQ・地図・問い合わせフォームへ誘導。チェックイン・アウト時間、駐車場、周辺アクセスはガイダンスで自動案内する仕組みを構築。
効果
フロントへの有人対応電話が9割削減。チェックイン業務が中断されることがなくなり、宿泊客へのサービス品質と満足度が向上した。
ワンオペ旅館の問い合わせ
温泉旅館（客室数12室）。オーナー1名が接客・調理・清掃をすべて兼務する完全ワンオペ運営。
課題
外出中・運転中・調理中でも代表電話がスマホに転送されるため、常に電話対応のプレッシャーがあった。出られない場合の折り返し対応にも時間が取られていた。
改善内容
代表電話にIVRを設置し、アクセス・予約方法・料金案内をSMSで自動送信。折り返しが必要な場合のみメールで通知し、手が空いたタイミングで対応できる体制に変更。
効果
直接の電話対応が9割減少。移動中や調理中に電話を取る必要がなくなり、本業に集中できる時間が確保された。精神的な余裕も大きく改善。
フロント人件費・問い合わせ対応
郊外のリゾートホテル。フロント業務の効率化が経営課題となっており、人件費削減を検討していた。
課題
1日10〜15件、1件あたり5〜15分の電話対応が発生しており、スタッフの勤務時間の多くが電話対応に費やされていた。人件費を抑えながら対応品質を維持することが求められていた。
改善内容
温泉・食事・設備・所在地・アクセスなど頻出の問い合わせ項目をSMSで自動案内。情報量が多い内容は詳細ページのURLを送信し、ほぼすべての定型問い合わせを自動化。
効果
電話対応時間が75%削減。スタッフの残業が月平均15時間削減され、人件費コストの改善と離職率の低下につながった。
旅館の有人電話対応
温泉旅館（客室数25室）。繁忙期を中心に営業電話と顧客電話が入り混じり、スタッフの対応負荷が増大していた。
課題
接客・料理提供・清掃と同時に電話業務が発生。受電全体の約4割が営業電話・勧誘電話で、スタッフの対応時間と精神的負荷を奪っていた。
改善内容
IVRで「宿泊予約・お問い合わせ」「業者・取引先」「その他」に振り分け。営業電話はガイダンスで自動対応し、宿泊ゲストや既存取引先の電話のみスタッフへ転送。
効果
電話対応が6割削減。不要な電話への対応がなくなり、スタッフが接客・サービス品質の向上に時間を使えるようになった。
ホテルの問い合わせ
都市型ビジネスホテル（客室数120室）。月間受電数4,000件超でフロントスタッフの対応負荷が限界に達していた。
課題
月間4,000件規模の受電のうち大半がチェックイン時間・駐車場・周辺施設など定型問い合わせ。ピーク時はフロント業務が麻痺し、宿泊客の待ち時間も増加していた。
改善内容
音声自動応答で定型問い合わせに自動回答し、必要な情報をSMSで送信。予約変更・キャンセルはWebフォームへ誘導することで、フロントへの電話を大幅に削減。
効果
電話対応が5割削減。月2,000件の問い合わせが自動化され、フロントスタッフがチェックイン・アウト業務に専念できる体制が整った。
テーマパーク関連問い合わせ
テーマパーク近接のリゾートホテル（客室数200室）。宿泊予約以外のテーマパーク関連問い合わせが受電の多くを占めていた。
課題
月3,000件以上の受電のうち、ホテルと無関係なテーマパークの料金・営業時間・アクセスに関する問い合わせが多数混在。フロントが本来業務に集中できない状況が続いていた。
改善内容
IVRでホテル宿泊予約・テーマパーク関連・その他に振り分け。テーマパーク系はSMSで公式情報へ誘導し自動対応、ホテル関連のみスタッフへ転送する体制を構築。
効果
月約800件のテーマパーク関連電話を完全自動化。フロントが宿泊ゲストへの対応に専念でき、顧客満足度調査のスコアが改善した。
飲食・小売
5 CASES
予約・営業時間確認
都市部の飲食店（席数40席）。ランチ・ディナーの繁忙時間帯に電話が集中し、スタッフが対応しきれない状況。
課題
料理提供・接客の繁忙時に電話が重なり、スタッフが対応できず予約の取りこぼしが多発。特にディナーの予約電話を何件も逃すことによる機会損失が経営課題となっていた。
改善内容
IVRで「ご予約」「営業時間・定休日確認」「その他」に自動振り分け。予約電話はWebフォームへ誘導し、定休日・営業時間はガイダンスで自動回答。営業時間外も24時間予約受付が可能な体制に。
効果
電話対応が8割削減。営業時間外の予約受付が可能になり、月間予約数が約15%増加。繁忙時の接客品質も向上した。
代表電話・取次ぎ・営業電話対策
専門商社（従業員15名）。専門知識が必要な本来業務と並行して全スタッフが電話対応を兼務していた。
課題
専門職スタッフが通常業務と電話対応を兼務。受電の6割が営業電話・取次ぎで、専門業務の集中を妨げていた。特に繁忙期は対応しきれず、重要な顧客からの電話を逃すケースも発生。
改善内容
IVRで「取引先・仕入れ先」「新規お問い合わせ」「その他」に振り分け。営業電話はガイダンスで自動対応し、重要な電話のみ担当者へ直接転送。用件・連絡先をメールで自動通知。
効果
電話対応が9割削減。専門職スタッフが本来業務に集中できる時間が大幅に確保され、業務生産性と品質が向上した。
店舗電話・予約誘導
美容・物販店舗（スタッフ3名）。接客中に電話が鳴ると出られず、折り返しても繋がらない悪循環が発生していた。
課題
接客中の電話に出られず「電話に出てもらえない」というクレームが発生。折り返しても繋がらない悪循環が続き、予約の取りこぼしや顧客離れにつながっていた。
改善内容
代表電話にIVRを設置し、予約はSMSでオンライン予約サイトへ誘導。用件・連絡先をテキストで自動受付し、後からまとめて確認・対応できる仕組みに変更。
効果
電話対応が5割削減。取りこぼしがなくなり折り返し対応の手間も軽減。顧客からの「電話に出てもらえない」クレームが解消された。
応答率改善・予約誘導
複数店舗を持つ小売チェーン。繁忙期に電話件数が急増し、応答率の低下が経営課題になっていた。
課題
平常時でも応答率が50%未満という状況で、繁忙期は電話件数が通常の5倍に増加しほぼ全件取りこぼし。機会損失が売上に直接影響するほど深刻な課題となっていた。
改善内容
IVRで「来店予約・商品取り置き」「商品お問い合わせ」「その他」に振り分け。予約はオンライン予約サイトへ誘導し、繁忙期でも24時間受付が可能な体制を構築。
効果
受電の60%以上が自動対応となり、応答率が大幅に改善。繁忙期の機会損失が解消され、前年比で売上への貢献が確認された。
接客中の電話対応自動化・予約取りこぼし防止
スタッフ3名の美容サロン。接客中は電話対応が困難で、予約の取りこぼしが経営課題。電話代行は費用面で断念していた。
課題
少人数運営のため接客中は電話に出られず、予約電話を何件も取りこぼしていた。電話代行サービスを検討したが月額費用が高く、コスト面で踏み切れない状態が続いていた。
改善内容
ライトプランで会社名入り自動応答を導入。接客中の不在時も氏名・電話番号・用件を自動受付しメールで通知。接客の合間に確認して確実な折り返し対応が可能な体制に変更。
効果
予約の取りこぼしがゼロに。月額2,980円という電話代行の数分の1のコストで自動一次受付を実現。営業電話の自動ブロックで有人対応の手間もほぼゼロになった。
企業・製造
4 CASES
代表電話・他部署取次ぎ
中堅製造業（従業員60名）。代表電話の一次対応を営業部が担っており、本来業務への支障が経営課題だった。
課題
代表電話の一次対応を営業部が担っており、受電の8割が他部署宛または営業・勧誘電話。取次ぎに時間を取られ、本来の営業活動である顧客訪問や商談準備が後回しになっていた。
改善内容
IVRで部署ごとに振り分け（営業・製造・総務・経理）。各部署の直通番号案内と自動転送を設定し、営業電話はガイダンスで自動対応。用件・連絡先をメールで担当部署へ通知。
効果
電話対応が8割削減。営業スタッフが顧客対応・商談に集中できる環境が整い、訪問件数と成約率の改善につながった。
代表電話・不要電話対策
IT系企業（従業員25名）。リモートワーク中心の勤務体制で、代表電話への対応が課題となっていた。
課題
リモートワーク環境で代表電話への対応が困難になり、不要な営業電話・勧誘電話が業務を断続的に妨害。対応のために業務を中断せざるを得ない状況が続いていた。
改善内容
AI電話代行と連携し、問い合わせ内容をAIが自動判断。緊急・重要な電話のみ担当者へ転送・通知し、営業電話・勧誘電話はAIが自動で対応する仕組みを構築。
効果
不要電話が8割削減。リモートワーク中でも重要な電話だけを受け取れる体制が実現し、集中業務の妨害がほぼゼロになった。
代表電話・営業担当への取次ぎ
食品製造販売会社（従業員30名）。受発注・営業対応で代表電話が常時混雑しており、受付スタッフの仕分け業務が増大していた。
課題
取引先からの注文確認・営業担当宛・配送確認対応が入り混じり、受付スタッフが内容を聞いて振り分ける作業に大きな時間と労力を費やしていた。担当者不在時の伝言管理も煩雑だった。
改善内容
IVRで「ご注文・受発注」「営業担当への取次ぎ」「配送・納期確認」「その他」に振り分け。各担当者へ直接転送・折り返し予約・用件のメール自動通知を組み合わせて導入。
効果
電話対応が7割削減。担当者への取次ぎが自動化され、受付スタッフが受発注入力・事務処理などの本来業務に集中できる時間が大幅に確保された。
リモートワーク中の不在対応・信頼窓口の構築
スタッフ5名のITコンサルティング会社。外出・リモートワーク中心の勤務体制で、代表電話の不在対応が経営課題だった。
課題
外出やリモートワークが多く代表電話に出られないことが頻発し、重要な問い合わせを取りこぼすリスクが常にあった。企業としての信頼性低下と、折り返し対応の非効率さが業務改善の課題だった。
改善内容
ライトプランで会社名入りのオリジナルガイダンスを設定し、プロフェッショナルな自動応答を構築。会社名・氏名・電話番号・用件を受付しメールへ即時通知。外出先やリモートでも迅速な折り返し対応が可能に。
効果
電話対応が70%削減。不在時でも信頼感のある会社名入り応答が維持され、重要な伝言が担当者へ即座にメール通知。リモートワーク中でも取りこぼしゼロの体制が整った。
士業・サービス業
2 CASES
代表電話・他部署取次ぎ
総合サービス企業（従業員40名）。複数サービスを展開しており、代表電話への問い合わせ内容が多岐にわたっていた。
課題
代表電話に他部署宛・営業電話・既存顧客のサポート問い合わせが混在。受付スタッフが内容を聞いて振り分ける作業に時間がかかり、担当部署への取次ぎ精度もばらついていた。
改善内容
IVRでサービス専用ダイヤルを設置し、「サービスA」「サービスB」「採用・その他」に問い合わせを自動振り分け。着信をリアルタイムで担当部署へ通知し、営業電話はガイダンスで自動対応。
効果
電話対応が67%削減。受付スタッフの振り分け作業がなくなり、各部署が直接問い合わせを受け取れる体制に。対応のスピードと正確性が大幅に向上した。
面談中の電話漏れ・営業電話対策
弁護士1名の一人事務所。面談・外出が多く電話対応専任スタッフなし。受電の約半数が勧誘・営業電話で業務を断続的に妨害。
課題
面談中や外出時に着信に出られず、重要な相談電話を取りこぼす機会損失が続いていた。受電の約半数が営業・勧誘電話で、その都度業務が中断されるストレスと時間ロスも深刻だった。
改善内容
ライトプランの会社名入りガイダンスで24時間自動一次受付を構築。氏名・電話番号・用件をメールで自動受信し、業務の合間にまとめて折り返し対応できる体制に変更。営業電話への直接対応もゼロに。
効果
営業電話への直接対応がゼロになり、重要な相談・問い合わせだけを確認して折り返せる体制が整った。月額2,980円の低コストで24時間受付を実現し、機会損失が解消された。