📋 CASE STUDY
内科クリニックの予約・問い合わせ自動化
医療事務スタッフの電話対応を9割削減した導入事例
地域の内科クリニック（1日平均来院者数30〜40名）では、医療事務スタッフ1〜2名が受付・会計・電話対応を兼務していました。診察や処置の補助に集中したい時間帯にも電話が鳴り続け、来院された患者様への対応が後回しになってしまう——そんな状況を解決するため、IVR（電話自動応答）による一次受付の自動化に取り組んだ事例です。
こんな状況に心当たりはありませんか？
- 診察中・処置補助中でも電話が鳴り続け、対応のたびに手を止めている
- 予約・診療時間の確認など、同じような問い合わせに何度も答えている
- 月曜日や連休明けは電話が集中し、窓口業務が回らなくなる
- 電話対応要員を増やす余裕はないが、患者対応の質は落としたくない
医療・クリニック
地域の内科クリニック（1日平均来院者数30〜40名）。医療事務スタッフ1〜2名で受付・会計・電話を兼務。
課題
診察中・処置補助中でも電話が鳴り続け、医療事務スタッフ1名がほぼ丸一日電話対応に追われていた。特に月曜・祝日明けは件数が急増し、窓口業務が滞る状態だった。
改善内容
IVRで「予約」「診療時間・場所の確認」「その他」に自動振り分け。予約電話はSMSでWeb予約ページへ誘導し、定型問い合わせはガイダンスで自動回答。「予約」「診療時間・場所の確認」のように問い合わせの種類ごとに音声ガイダンスで振り分けることで、スタッフが電話口に出なくても多くの用件がその場で完結する設計にしています。
効果
有人対応が必要な電話が9割減少。スタッフが窓口業務・処置補助に専念できる時間が大幅に増加し、患者対応の質が向上した。電話対応に割かれていた時間を来院された患者様への対応に振り向けられるようになった点も、導入の大きな成果です。
導入までの流れ
ヒアリングから利用開始まで、丁寧にサポートします。
1
お問い合わせ
2
ヒアリング
3
ご提案・見積
4
シナリオ設計
5
利用開始
同じような課題は、業種別テンプレートをもとに個別設計するカスタマイズプランで解決できます。