メンテナンス受付代行
メンテナンス受付代行とは、製品・機器の修理受付、サーバー保守及び障害発生時の一次受付、ビル・マンションの設備メンテナンス受付など、保守・管理に関する様々なメンテナンス依頼を、専門のコールセンターが貴社に代わって受け付けるサービスです。24時間365日対応により、夜間・休日を問わずクライアントからのメンテナンス依頼を確実に受付し、貴社または指定業者へ迅速に作業依頼を行います。夜間・休日のみのスポット委託も可能で、保守・管理にかかる人件費などの経費削減と従業員の業務負担軽減を実現します。
- 24時間365日対応、夜間・休日のみの受付など柔軟に対応可能
- 受付後は貴社または指定業者へ迅速に作業依頼
- 保守・管理に係る人件費などの経費と業務負担を削減
- フリーダイヤルやお客様保有番号の利用も柔軟に対応
メンテナンス受付代行で解決できること
夜間・休日のメンテナンス依頼に対応できていない
深夜や休日に発生した機器故障・設備トラブルへの対応が遅れ、クライアントからの信頼を損なうリスクがあります。24時間365日対応のメンテナンス受付代行により、時間帯を問わず確実に依頼を受け付けます。
担当者の業務負担が大きくコア業務に集中できない
メンテナンス依頼の受付・対応が担当者に集中し、本来注力すべきコア業務が疎かになりがちです。受付業務を外部委託することで、従業員がコア業務に専念できる体制を整えます。
業者への連絡・手配が煩雑で対応が遅れる
受付後に担当者が業者リストを確認して個別に連絡する作業は手間がかかり、緊急時の対応遅延につながります。受け付けと同時に指定業者へ迅速に連絡・手配することで、対応速度を向上させます。
- 夜間・休日の緊急対応のために、担当者を常時待機させるコストが大きい
- 複数業者への連絡を担当者が個別に行っており、属人化・漏れが発生しやすい
- メンテナンス受付のために人員を増やしたいが、採用・育成コストをかけたくない
- 受付記録が整備されておらず、対応状況の把握が困難
メンテナンス受付代行の特徴
24時間365日対応
24時間対応のメンテナンス受付はもちろん、夜間や休日のみの受付など、様々な時間帯のメンテナンス受付業務に対応します。
丁寧な対応と高い応答率
研修を受けたオペレーターが対応することでお客様に安心感を与えます。また、独自のシステムにより高い応答率を実現しました。
経費と業務負担の削減
メンテナンス受付を当社コールセンターが代行することで、保守・管理に係っていた貴社の人件費などの経費を削減し、従業員の方の業務負担を軽減します。
フリーダイヤル利用可能
お客様が保有しているフリーダイヤルがご利用いただけます。また、当社が保有するフリーダイヤルもご利用いただけますので、面倒な手続きが必要ありません。
迅速な業者への連絡・手配
依頼受付後すみやかに、貴社または貴社指定業者へ電話・メール・FAXなど指定の方法で作業依頼を行います。連絡先・優先順位のルールはあらかじめ設定しますので、対応の遅延を防ぎます。
多様な業種・用途に対応
製品修理・サーバー保守・ビル設備・エレベーター・駐車場・水廻りなど、幅広い業種・用途のメンテナンス受付に対応します。対応範囲はスクリプト設計で柔軟に調整できます。
自社対応とメンテナンス受付代行の比較
メンテナンス受付を自社で行う場合と、メンテナンス受付代行サービスを利用する場合では、対応時間・コスト・業者対応スピードに次のような違いがあります。
| 比較項目 | 自社で対応する場合 | メンテナンス受付代行 |
|---|---|---|
| 対応時間帯 | 営業時間内のみ、夜間・休日は対応困難 | 24時間365日対応。深夜・休日の依頼も確実に受付 |
| 担当者の負担 | 緊急対応が重なると担当者の負担が大きい | 専任オペレーターが対応し、従業員の業務負担を軽減 |
| 業者への連絡 | 担当者が業者リストを確認し、個別に連絡が必要 | 受付と同時に指定業者へ迅速に連絡・作業依頼を実施 |
| コスト | 夜間・休日対応に別途人件費が発生する | 必要な時間帯だけ委託でき、固定コストを抑えられる |
| 対応品質 | 担当者のスキルや状況によりばらつきが生じやすい | 研修済みオペレーターが一定品質で対応 |
| 記録・報告 | 対応記録が属人化しやすく、報告漏れが生じやすい | 受付内容を記録・報告し、対応状況を可視化 |
導入事例
駐車場運営会社様
課題
深夜・休日に発生するゲートや精算機の故障対応を担当者が個人対応しており、負担が限界に達していた
効果
24時間受付代行と業者手配により担当者の夜間対応がなくなり、業務負担が大幅に軽減した
ITサービス会社様
課題
深夜のサーバー障害時に一次受付ができずエンジニアへの連絡が遅れ、復旧対応が後手に回っていた
効果
一次受付代行により障害発生の即時検知・連絡が実現し、復旧対応のスピードが向上した
不動産管理会社様
課題
休日・深夜の水廻りトラブルや設備故障への対応が遅れ、入居者からのクレームが絶えなかった
効果
夜間・休日の受付代行と業者手配により、入居者への対応速度が改善しクレームが減少した
メンテナンス受付代行の業務フロー（例）
上記のメンテナンス受付代行の業務フロー図は、モデルケースとなります。貴社のご要望に合わせた業務提供フローをご提案いたします。
- 1メンテナンス依頼の受付
クライアントからの電話を24時間365日体制でオペレーターが受け付けます。 - 2依頼内容の確認
故障・不具合の内容、発生場所、緊急度などを詳しく確認します。 - 3対応内容の記録
受け付けた依頼内容をシステムに入力し、記録します。 - 4業者への連絡・作業依頼
受け付けた依頼を貴社または貴社指定の業者へ電話・メール・FAXなど指定の方法で迅速に連絡・作業依頼します。 - 5貴社への報告
受付内容・連絡先・対応状況をメール・FAXなど指定の方法で貴社へご報告します。 - 6フォローアップ対応
必要に応じて追加の問い合わせや状況確認の対応も行います。
メンテナンス受付代行の料金について
受付方法・受付時間帯・受信コール数などの情報から、お見積もりを作成させていただきます。メンテナンス受付代行に関するお見積もりの作成やご質問など、お気軽にお問い合わせください。
- 料金は業務内容により異なるため、詳細はお問い合わせの上お見積りいたします。
メンテナンス受付代行に関するよくあるご質問
製品・機器の修理受付、サーバー保守・障害受付、ビル・マンションのメンテナンス受付、エレベーター保守受付、水道・水廻りトラブル受付など幅広いメンテナンス依頼に対応しています。対応範囲はご要望に合わせてスクリプトを設計しますので、まずはお問い合わせください。
はい、夜間・休日のみのご利用も承っております。自社スタッフが対応している時間帯以外をカバーする部分委託や、24時間365日の完全委託など、貴社のニーズに合わせた対応時間帯をご提案します。
受け付けた依頼内容をもとに、貴社または貴社指定の業者へ電話・メール・FAXなど指定の方法で迅速に連絡します。連絡先・連絡方法・優先順位などはあらかじめご要望をお伺いした上でルールを設定します。
受け付けたメンテナンス依頼の内容・対応状況はメール・FAX・チャットなど貴社が指定する方法でご報告します。報告のタイミング・形式はご要望に合わせて調整が可能です。
当社規定の必要書類が整い、スクリプト設計・オペレーター研修が完了次第サービスを開始できます。業務内容やご要望によって準備期間が異なりますので、詳しくはお問い合わせください。
はい、お客様がお持ちの電話番号やフリーダイヤルをそのままご利用いただけます。また、当社が保有するフリーダイヤルをご利用いただくことも可能ですので、新たに番号を取得する手間がかかりません。
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ご相談だけでも大歓迎です。専門スタッフが丁寧にご対応します。
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