キャンペーン事務局代行
キャンペーン事務局代行とは、各種キャンペーンやイベント、セミナーなどの事務局受付業務を、専門のコールセンターが貴社に代わって代行するサービスです。24時間365日対応の電話受付から、メール・FAX・ハガキからの申込受付まで、マルチチャンネルに対応した事務局機能をスピーディーに構築します。期間限定のスポット利用も可能で、人員採用・研修コストをかけずに事務局を立ち上げることができます。応募受付から問い合わせ対応・データ管理まで一括委託でき、オプションで資料・景品の梱包・発送もあわせてご依頼いただけます。限られた期間内の業務負担を大幅に軽減し、キャンペーン・イベント・セミナーのスムーズな運営をサポートいたします。
- 電話・メール・FAX・ハガキなどマルチチャンネルの申込受付に対応
- 24時間365日対応、限られた期間でもスピーディーに事務局を構築
- 人員確保の手間をなくし、事務局運営コストを大幅に削減
- オプションで資料・景品の梱包・発送までまとめて依頼可能
キャンペーン事務局代行で解決できること
事務局をスピーディーに立ち上げたい
キャンペーン開始やイベント・セミナー開催まで時間がない場合でも、当社コールセンターが最適な事務局体制をスピーディーに構築します。採用・研修不要で、短期間でも確実に受付窓口を開設できます。
より多くの申込を受け付けたい
24時間365日対応により、夜間・休日の申込も取りこぼしなく受け付けることができます。電話が集中する時間帯も多回線体制で対応するため、受付機会を最大化して応募数・参加者数の増加に貢献します。
事務局の人員・コストを削減したい
期間限定の事務局運営のために人員を採用・育成するコストは大きな負担です。当社に委託することで、採用・研修・人件費を大幅に削減しながら、専門オペレーターによる質の高い受付対応を実現できます。
- 期間限定の事務局に、毎回人員を採用・育成するコストが惜しい
- 電話が集中する時間帯に申込受付を取りこぼしたくない
- キャンペーン期間外は業務量が少ないため、体制を柔軟に調整したい
- 申込受付から問い合わせ対応・データ管理まで一括で外部委託したい
- 受付後に発生する資料・景品の梱包・発送作業まで手が回らない
キャンペーン事務局代行の特徴
24時間365日対応
24時間対応のキャンペーン受付や、土日祝対応のイベント・セミナーの参加申込受付など、様々な時間帯の事務局業務に24時間対応します。
丁寧な対応と高い応答率
研修を受けたオペレーターが対応することでお客様に安心感を与えます。また、独自のシステムにより高い応答率を実現しました。
マルチチャンネル対応
電話受付だけでなく、メールやFAX・ハガキの受付にも対応できますので、事務局に必要な機能を全てアウトソーシングすることが可能です。
フリーダイヤル利用可能
お客様が保有しているフリーダイヤルがご利用いただけます。また、当社が保有するフリーダイヤルもご利用いただけますので、面倒な手続きが必要ありません。
手間と経費の削減
事務局対応を当社コールセンターが代行することで、貴社の人員確保の手間を無くし、事務局運営に係るコストを大幅に削減します。
スピーディーな事務局構築
キャンペーン開始やイベント、セミナー開催までの限られた期間内に、必要かつ最適な事務局体制をスピーディーに構築いたします。
自社対応とキャンペーン事務局代行の比較
事務局業務を自社で行う場合と、キャンペーン事務局代行サービスを利用する場合では、対応できる時間帯・コスト・立ち上げスピードに次のような違いがあります。
| 比較項目 | 自社で対応する場合 | キャンペーン事務局代行 |
|---|---|---|
| 事務局構築スピード | 人員採用・研修・システム整備に時間がかかる | スクリプト設計・研修が整い次第すぐに構築できる |
| 対応時間帯 | 営業時間内のみ、夜間・休日は対応困難 | 24時間365日対応。夜間・休日の申込も確実に受付 |
| コール集中時 | 人員に限りがあり、申込の取りこぼしが発生しやすい | 多回線体制で対応可能。集中時も取りこぼしなし |
| コスト | 採用・研修・人件費に加え、設備の初期投資も必要 | 採用・研修・設備投資が不要で事務局を構築できる |
| 対応チャンネル | 電話対応のみとなりがちで、他チャンネルが手薄になる | 電話・メール・FAX・ハガキのマルチチャンネルに対応 |
| 発送業務 | 梱包・発送の人手や保管スペースの確保が必要 | 資料・景品の保管から梱包・発送まで委託できる |
| 期間終了後 | 人員の余剰・設備の維持コストが残りやすい | 期間終了後は速やかにクローズ。余分なコスト不要 |
導入事例
飲料メーカー様
課題
季節限定キャンペーンのたびに受付電話が短期間に集中し、自社スタッフでは対応しきれず「つながらない」との不満や応募の取りこぼしが頻発していた。景品の梱包・発送作業にも担当スタッフの手が取られていた
効果
多回線体制のコールセンター代行により取りこぼしゼロで応募受付を完結。キャンペーン景品の梱包・発送もあわせて委託したことで、キャンペーン期間中も担当スタッフが本来の業務に集中できるように。次回以降のキャンペーンも同じ体制で実施できるようになった
IT研修会社様
課題
土日・祝日開催のセミナー申込問い合わせを自社スタッフで受け付けられず、申込を逃すケースが多発していた。受講内容や会場についての問い合わせへの回答が翌営業日以降になり、メール対応のみでは受講希望者の温度感が冷めてしまうことも課題だった。講師や運営スタッフが電話対応に追われ、セミナーの準備に集中できない状況でもあった
効果
休日の電話受付代行により申込機会の損失がなくなり、定員に達するセミナーが増加。キャンセルの受付や、受講内容・会場に関する問い合わせにも対応し、スタッフがセミナーの企画・運営に集中できるように。「すぐに対応してもらえた」という受講者からの声が増え、サービスへの信頼感向上にもつながった
イベント主催会社様
課題
イベント告知直後に申込・問い合わせが一時的に殺到し、少人数の自社スタッフでは電話が取り切れない状態に。対応の遅れが参加予定者の不安につながっていた。チラシ・案内状・参加証の封入・送付にも手間がかかっていた
効果
専任オペレーターによる一次受付で問い合わせの混乱がなくなり、参加者・関係者へのチラシ・案内状・参加証の封入・送付もあわせて依頼したことで、スタッフが運営準備に集中できるように。参加者満足度が向上し、口コミでの好評が次回イベントの早期申込増加にもつながった
キャンペーン事務局代行のフロー（例）
上記のキャンペーン事務局代行の業務フロー図は、モデルケースとなります。貴社のご要望に合わせた業務提供フローをご提案いたします。
- 1申込受付
電話・メール・FAX・ハガキなど複数チャンネルで届く申込・問い合わせをオペレーターが受け付けます。 - 2内容確認・データ入力
受け付けた申込内容をシステムに入力し、氏名・住所・参加内容などの必要情報を確認します。 - 3データ管理・集計
受け付けた申込データを一元管理し、リアルタイムで集計・整理します。 - 4貴社への報告
申込状況・問い合わせ内容をメール・FAX・チャットなど指定の方法でご報告します。 - 5問い合わせ対応
キャンペーン・イベントに関する詳細確認や変更・キャンセルなど参加者からの問い合わせに対応します。 - 6事務局クローズ処理
開催・キャンペーン期間終了後、データの最終集計と事務局業務のクローズを行います。
受付から梱包・発送までまとめて対応
キャンペーン事務局代行では、申込受付や問い合わせ対応に加えて、受付後に発生する梱包・発送業務もオプションとしてご依頼いただけます。発送までの間の発送物の保管にも対応しており、応募受付から発送までを事務局代行とまとめてお任せいただけます。
各種資料・販促物の梱包・発送代行
チラシやパンフレット、案内状、参加証、イベント資料などの封入・梱包・発送を代行します。キャンペーンやイベントの申込受付後に発生する資料発送業務まで、事務局代行とあわせてご依頼いただけます。
景品・ノベルティの梱包・発送代行
キャンペーン当選者やイベント参加者に向けた、景品・記念品・ノベルティなどの梱包・発送を代行します。キャンペーン事務局の業務とあわせて、発送までまとめてご依頼いただけます。
- オプションサービスの料金は、発送物の内容や発送件数などに応じてお見積りいたします。
- 対応できる発送物や数量については、お問い合わせください。
キャンペーン事務局代行の料金について
受付方法・受付時間帯・同時着信数などの情報から、お見積もりを作成させていただきます。キャンペーン事務局代行に関するお見積もりの作成やご質問など、お気軽にお問い合わせください。
- 料金は業務内容により異なるため、詳細はお問い合わせの上お見積りいたします。
キャンペーン事務局代行に関するよくあるご質問
当社規定の必要書類が整い、スクリプトの設計・オペレーター研修が完了次第サービスを開始できます。業務内容やキャンペーンの規模によって準備期間が異なりますので、お早めにお問い合わせください。
はい。電話受付に加え、メール・FAX・ハガキからの申込受付にも対応しています。マルチチャンネルで届く申込データを一元管理しますので、受付漏れを防ぐことができます。
はい、期間限定・スポットでのご利用も承っております。キャンペーン開催中のみ、セミナー申込受付期間のみなど、貴社のスケジュールに合わせた柔軟なご対応が可能です。
受け付けた申込データはメール・FAX・CSV形式でのご提供のほか、貴社が指定するシステムへの入力にも対応しています。提供形式・タイミングはご要望に合わせて調整しますので、お気軽にご相談ください。
はい。申込受付だけでなく、キャンペーン内容の確認や変更・キャンセル対応など、参加者からの各種問い合わせ対応も承ります。対応範囲はスクリプトとともに事前に設計しますので、安心してお任せください。
はい。受付件数や問い合わせ件数の集計データを定期的にご報告します。報告の頻度・形式はご要望に合わせて対応いたします。
はい。オプションサービスとして、チラシ・パンフレット・案内状などの資料・販促物や、景品・ノベルティの梱包・発送を承っております。発送までの保管にも対応しています。料金は発送物の内容や発送件数などに応じてお見積りいたしますので、お気軽にお問い合わせください。
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