こんにちは、電話代行オフィスジャパンの広報担当MDです。
4月後半に入り、新年度から働き始めた新社会人の方にとっては、とても長い3週間だったのではないでしょうか。
さて、会社に入社して覚えなければいけない仕事が山ほどあると思います。その中で、電話応対のマナーや応対方法は教えてもらえても、正しいビジネスメールのマナーを教わる機会は、意外と少ないかもしれません。
そこで、今回は「ビジネスメールのマナー」について、ちょっと先輩の私からアドバイスをさせていただきます。
ビジネスメールの重要性
現代社会において電子メールは、電話と同じくらいの重要なコミュニケーションツールとなりました。
しかし、プライベートで使うメールとは違い、ビジネスメールの送信先は、大切な取引先や顧客、会社の上司など様々です。そういった方々にメールを送る際、プライベートと同じ感覚でメールを送ってしまうことは、大変失礼なことはもちろん、相手に思わぬ誤解を与えてしまったり、後々トラブルに発展してしまうなんてことも少なくありません。
ビジネスメールは、とても便利なコミュニケーションツールですが、心掛けやマナーを守らないと諸刃の剣になることを忘れてはいけません。
ビジネスメールの書式
【宛先】
メール作成や受信したメールに返信する場合、メール宛先欄に表示される相手の名称には、敬称を忘れずつけましょう。特にアドレス帳などで保存している場合には、登録名が表示されるので注意が必要です。
【件名】
メールの主旨が伝わるように、簡潔に分かりやすく書きましょう。
たとえば、[件名：ご報告]では報告内容が不明確ですが、[件名：納期のご報告]だと目的がはっきりと分かりますね。
【本文】
- 宛名
相手の会社名・部署名・役職・氏名・敬称を書きましょう。氏名をフルネームにすると、丁寧な印象を与えます。 - 冒頭の挨拶
簡単な挨拶を書きましょう。外部に送る時は「いつもお世話になっております」、社内に送る時は「お疲れ様です」など。 - 名乗り
自分の会社名と部署名は、正式名称を書きましょう。 - 用件
用件は、6W3H（なにを、いつ、どこで、なぜ、だれが、だれに、どのように、どれだけ、いくらで）の構成を心がけ、簡潔に分かりやすく書きましょう。 - 結びの挨拶
「よろしくお願いいたします」など、結びの挨拶を書きましょう。 - 署名
末尾に署名（会社名・部署名・氏名・所在地・連絡先など）をつけましょう。メール以外の連絡手段を行なう際、とても便利です。
ビジネスメールのNG
- 急ぎの場合や緊急時には使わない
メールは届いたとしても読んでるとは限りません。急ぎの場合や緊急時には、電話で連絡を取りましょう。 - 開封確認機能は使わない
開封確認機能をあまり使わないほうがよいでしょう。受信した方に不快感を与えてしまうことがあります。 - 顔文字、絵文字は使わない
状況によりますが、ビジネスメールのマナーとして顔文字は使わないほうがよいでしょう。また、絵文字の場合、受信者側で文字化けなどが発生することがありますので、注意が必要です。
まとめ
簡単にビジネスメールのマナーをまとめてみました。
基本としてビジネスメールを書く際、相手にとって「読みやすく分かりやすい」を心掛けましょう。また、電話など相手と直接会話することも信頼関係を構築する上で、とても大切なことを忘れずに。
今回の記事が新社会人の皆さんのビジネススキル向上に役立てれば幸いです。
電話代行オフィスジャパンの広報担当MDでした。それでは。